امروزه دستگاه های حضور و غیاب برای کنترل و مونیتور کامل و موثر رفت و آمد پرسنل، از ملزومات شرکتها و سازمانها و موسساتی که با تعدادی پرسنل سر و کار دارند میباشند . این نیاز با افزایش تعداد پرسنلی که باید مدیریت شوند، رشد خواهد کرد. اما انتخاب دستگاه حضور و غیاب مناسب و متناسب با نیازهای سازمان شما، در صورتیکه شما تخصص کافی نداشته باشید، کار مشکلی خواهد بود.
در این قسمت به برخی از نکات کلیدی که شما را در انتخاب دستگاه حضور و غیاب متناسب با نیازهایتان کمک خواهد کرد، اشاره خواهد شد.
1) شما به دنبال چه نوع دستگاه حضور و غیابی هستید ؟
- کارت خوان های بدون تماس (دستگاههای RFID)
- دستگاه های بیولوژیکی (اثر انگشت، تشخیص چهره، الگوهای کف دست، اسکن شبکیه چشم)
- دستگاه های پانچ دستی
عملکرد دستگاه کارت خوان بدون تماس به این صورت است که هنگامی که کارت RFID ثبت شده در سیستم و متناظر با کاربر در مقابل دستگاه قرار می گیرد، کاربر شناسایی خواهد شد. یک دستگاه مبتنی بر اثر انگشت پرسنل را با تطبیق الگوی اثر انگشت وی با اثر انگشتهای ثبت شده در پایگاه داده شناسایی خواهد کرد. دستگاههای تشخیص دست کاربران را با شکل و اندازه دستشان تشخیص می دهند. برخی دستگاه ها از روی چهره فرد شروع به تشخیص و مطابقت با پایگاه داده خود کرده و برخی نیز از اسکن شبکیه چشم اینکار را انجام میدهند
2) آیا شما به دستگاههای کنترل دسترسی یا کنترل تردد نیز نیاز دارید ؟
دستگاه حضور و غیاب معمولا امکان عملکرد به عنوان دستگاه کنترل دسترسی را نیز دارد. در این حالت، دستگاه ورود / خروج به شرکت یا سازمان شما را کنترل خواهد کرد، در نتیجه اطلاعات دقیق در مورد وضعیت کارکنان در اختیار شما قرار خواهد داد. برای این منظور شما برای هر در ورود و خروج نیاز به یک دستگاه کنترل دسترسی خواهید داشت.
پس شما باید تمام درهای ورود و خروج مورد نظر را جهت استفاده از دستگاه کنترل دسترسی انتخاب نمایید. این عملیات می تواند فقط برای مکانهای خاصی از شرکت مانند اتاق سرور درنظر گرفته شود.
3) چه تعداد از پرسنل به صورت همزمان نیاز به ثبت تردد (ورود یا خروج) خواهند داشت ؟
اگر تعداد پرسنلی که در یک زمان اقدام به ثبت تردد خود خواهندکرد زیاد است، شما به دستگاهی نیاز دارید که سرعت شناسایی آن بالا باشد. بعضی از دستگاههای بیولوژیکی چندین ثانیه زمان برای فرآیند تشخیص اثر انگشت نیاز دارند، که این زمان منجر به ایجاد صفهای طولانی کارمندانی که قصد ورود به شرکت را دارند، می شود. و نیز میتوانید با افزودن تعداد دستگاه حضور و غیاب در مجموعه خود این چالش را برطرف سازید
4) گنجایش دستگاه
مدلهای مختلف دستگاه حضور و غیاب در تعداد ترددهای قابل ذخیره سازی محدودیت دارند. اگر تعداد کارمندان شما زیاد است، شما باید دستگاهی را انتخاب نمایید که حافظه ذخیره سازی اطلاعات ترددها و پرسنل آن زیاد باشد.
به عنوان مثال، اگر شما 1000 کارمند در سازمان شما مشغول کار باشند و بطور متوسط هر کارمند در روز 5 بار تردد ثبت کند، در روز 5000 تراکنش ثبت خواهد شد. در صورتیکه دستگاهی با حافظه ذخیره سازی 50000 تراکنش تهیه کنید، دستگاه قابلیت ذخیره سازی اطلاعات را تا 10 روز خواهد داشت.
5) چه تعداد شعبه یا موقعیت برای ثبت عملکرد پرسنل در نظر گرفته اید ؟
در صورتیکه شرکت یا سازمان شما دارای شعب مختلف یا مکانهای مختلفی است که تمایل به مانیتور و ثبت تردد پرسنل کلیه شعب یا مکانها از دفتر مرکزی یا یک نقطه خاص را دارید، شما به دستگاه حضور و غیابی نیاز دارید که از روش ارتباطی شبکه یا TCP/IP بهره مند هستند. البته نرم افزاری که بتواند اطلاعات را از کلیه شعب جمع آوری نموده و در یک نرم افزار مرکزی پردازش نماید، بخش مهم دیگری از تصمیم گیری شما به حساب می آید.
6) قیمت دستگاه حضور و غیاب
معمولا یکی از ملاک های انتخاب دستگاه حضور و غیاب، قیمت مناسب و متناسب با گستردگی شرکت یا سازمان شما می باشد. در گذشته فاصله قیمت دستگاههای حضور و غیاب کارتی با دستگاهای حضور و غیاب اثرانگشتی یا تشخیص چهره بسیار زیاد بود ولی امروزه به دلیل ارزان شدن تکنولوژی های جدید، این فاصله بسیار کم شده است. با علم به این موضوع، همچنان دستگاههای حضور و غیاب کارتی در سطح قیمتی پایینتری قرار دارند و می توانند انتخاب مناسبی برای شرکتهایی باشند که تمایل به پرداخت هزینه کمتری جهت خرید دستگاه حضور و غیاب دارند. البته گاهی اوقات در برخی سازمانها و نهادها مانند ارگانهای نظامی، به دلایل امنیتی تمایلی به استفاده از دستگاههای بایومتریک وجود ندارند و صرفا ملاک آنها قیمت مناسب دستگاه حضور و غیاب نیست.