خرید دستگاه حضور و غیاب و راهنمای انتخاب

هدف از خرید دستگاه حضور و غیاب چیست ؟

بدون شک یکی از مهم ترین عوامل رشد و بهره وری در یک مجموعه، نظم است و نظم ارتباط مستقیمی با زمان دارد. نخستین قدم در رعایت نظم پرسنل یک سازمان، رعایت زمان بندی ترددهاست. امری که بدون مدیریت و کنترل دقیق میسر نخواهد شد.

امروزه با توجه به دلایل مختلفی همچون عدم دقت روش های سنتی ثبت تردد، وقت گیر بودن ثبت دستی و کاغذی، هزینه های جانبی بسیار، امکان خطا و حتی سوءاستفاده در ثبت دستی تردد ها، لزوم حضور سامانه ای خودکار و غیرقابل تقلب انکارناپذیر است. سامانه ای که مستقل از هر ساختار دیگری و با استفاده از روش های شناسایی مدرن اقدام به ثبت تردد پرسنل نماید. دستگاه های حضور و غیاب راه حل مدرن ثبت تردد پرسنل می باشند که به روش های مختلفی همچون، اثرانگشت، چهره، الگوی کف دست، کارت بدون تماس و … این عملیات را صورت می پذیرند.

چه معیارهایی برای انتخاب دستگاه حضور و غیاب وجود دارد ؟

دستگاه های حضور و غیاب با وجود یکسان بودن نقش اصلیشان، اما امکانات و ساختارهای بسیار متفاوتی دارند. از لحاظ روش شناسایی می توان به روش های مختلف بایومتریک و غیر بایومتریک اشاره نمود. یا از نظر ساختار ظاهری و امکانات جانبی نیز تنوع بسیار زیادی در میان این دستگاه ها وجود دارد. برخی از از این امکانات نقش بسزایی در انتخاب یک دستگاه حضور و غیاب مناسب برای یک مجموعه خواهند داشت.

مهم ترین معیارهای انتخاب یک دستگاه حضور و غیاب بدین شرح می باشند :

1- تکنولوژی شناسایی: همانطور که در پیش گفته شد، دستگاه های حضور و غیاب از روش های متنوعی جهت ثبت تردد استفاده می کنند. مهمترین و پرکاربردترین روش های شناسایی افراد، روش های بایومتریک هستند که با توجه به یکتا بودن فاکتورهای شناسایی در آنها، امکان اشتباه و یا سوءاستفاده نخواهد بود. شاید بتوان گفت مهم ترین ملاک برای انتخاب روش شناسایی افراد، نوع، شرایط و ساختار محیطی است که دستگاه حضور و غیاب برای آنجا استفاده خواهد شد. برای مثال در اماکنی همچون مراکز درمانی و آزمایشگاهی که افراد ملزم به استفاده از دستکش هستند و یا مراکزی که با توجه به نوع کار افراد، اثرانگشت آنها آسیب دیده است (همچون کارگاه های چوب بری و آهنگری)، روش شناسایی چهره انتخاب بهتری خواهد بود. همچنین این روش با توجه به بی نیازی از تماس فیزیکی با سنسور، از لحاظ بهداشتی نیز مورد توجه برخی کاربران خواهد بود. همچنین استفاده از کارت های بدون تماس، با توجه به مشکلاتی همچون مفقود شدن، جابجایی کارت بین پرسنل و یا حتی هزینه خرید کارت ها، مگر در شرایط خاص توصیه نمی گردد.

2- ظرفیت: میزان ظرفیت و یا حافظه دستگاه های حضور و غیاب را از دو جهت می توان مورد بررسی قرار داد. یکی ظرفیت کاربر و دیگری ظرفیت تردد. منظور از ظرفیت کاربر، تعداد نمونه اثرانگشت، چهره، کف دست و یا کارتی است که می توان در دستگاه تعریف نمود. منظور از ظرفیت تردد نیز تعداد عملیات تردد(ورود، خروج، مرخصی و یا مأموریت) قابل ثبت و ذخیره سازی بر روی دستگاه است. گفتنی است یکی از پارامترهای تعیین کننده در قیمت دستگاه های حضور و غیاب میزان حافظه ی آنها است. از آنجا که اطلاعات دستگاه های حضور و غیاب معمولا در نرم افزار های ویژه ی همین امر پردازش می شوند و برای این امر ترددها از دستگاه به نرم افزار منتقل می گردند، لذا نگرانی ای برای میزان حافظه ی ترددها نخواهد بود چرا که می توان حتی پس از هر بار تخلیه اطلاعات دستگاه، آن را حذف نمود. به عنوان مثال دستگاهی با ظرفیت ذخیره سازی 1000 نمونه اثرانگشت و 80000 تردد ، با فرض اینکه برای هر یکی از پرسنل 10 اثرانگشت را ذخیره نمایید، می تواند اطلاعات 100 پرسنل را ذخیره نماید و چنانچه هر پرسنل در  هر روز 4 عملیات تردد ثبت کند، دستگاه قادر به ذخیره سازی ترددهای پرسنل برای مدت 200 روز خواهد بود. البته همانطور که گفته شد در هر زمان که بخواهید می توانید حافظه دستگاه را تخلیه و پاک نمایید.

3- روش ارتباط: همانطور که پیش از این گفته شده دستگاه حضور و غیاب وطیفه ثبت ترددها را بر عهده دارد و جهت انجام محاسبات، می بایست اطلاعات ترددها به نرم افزار حضور و غیاب انتقال یابد. برای انتقال این اطلاعات از دستگاه به نرم افزار و یا بالعکس روش های مختلفی وجود دارد. حافظه های فلش USB، شبکه های کابلی و یا بی سیم، اینترنت سیم کارتی GPRS و … از این دست می باشند. انتخاب دستگاه بر اساس روش ارتباطی نیز بستگی به محیط مورد نظر جهت استفاده و همچنین امکانات موجود در آن محیط دارد. برای مثال شاید تمایلی به کابل کشی جهت ایجاد شبکه نداشته باشید که در آن صورت استفاده از دستگاه های دارای روش ارتباطی شبکه بی سیم توصیه می گردد. و یا شاید با توجه به ساختار و مواد به کار رفته در ساختمان مورد نظر، امکان استفاده از تجهیزات بی سیم نباشد. همچنین ممکن است در برخی مراکز به دلایل مختلف استفاده از تجهیزات شبکه غیرممکن باشد که در آن صورت استفاده از حافظه های جانبی USB راهکاری کاربردی خواهد بود.

4- قابلیتهای جانبی: علاوه بر پارامترهای اصلی گفته شده در بخش های قبل، برخی امکانات جانبی دستگاه های حضور و غیاب نیز می توانند در انتخاب آنها تاثیرگذار باشند. امکاناتی همچون باتری، وب سرور داخلی، قابلیت اکسس کنترل، ماژول کارتخوان و … از این دست هستند. هر یک از این موارد بسته به نیاز هر مجموعه می توانند نقش بسزایی در عملکرد دستگاه حضور و غیاب داشته باشند. به عنوان مثال باتری داخلی برای اماکنی که مشکل قطعی ناگهانی و یا نوسان برق دارند، یا ماژول کارتخون برای مجموعه هایی که ممکن است به علت آسیب احتمالی به اثرانگشت پرسنل، شناسایی اثرانگشت به سختی انجام شود، توصیه می شود.

نیازهای پیش و پس از خرید دستگاه حضور و غیاب چیست ؟

از آنجا که دستگاه های حضور و غیاب تنها وظیفه ی ثبت تردد را برعهده دارند و جهت محاسبه ی کارکرد پرسنل و تهیه ی گزارشاتی از کارکرد، تاخیر، تعجیل، کسر کار، اضافه کار، مرخصی و مأموریت و … می بایست از نرم افزار حضور و غیاب که قابل اجرا بر روی کامپیوتر می باشد استفاده نمود. لذا پیش از هر چیز نیازمند یک دستگاه کامپیوتر و همچنین فردی آشنا به کار با کامپیوتر خواهید بود تا بتواند پس از نصب نرم افزار و انجام تعاریف اولیه، اقدام به گزارش گیری و اپراتوری نرم افزار حضور و غیاب نماید.

همچنین چنانچه بخواهید اطلاعات دستگاه را از طریق شبکه (کابلی و بی سیم) به نرم افزار منتقل نمایید نیازمند وجود بستر مناسب در محل نصب دستگاه هستید. اگر بخواهید مستقیما دستگاه را از طریق کابل به کامپیوتر متصل نمایید، لازم است کامپیوتر شما پورت شبکه آزاد داشته باشد. اگر دستگاه مورد نظر دارای امکان ارتباط از طریق شبکه بی سیم باشد و بخواهید از این طریق به دستگاه متصل شوید نیازمند یک اکسس پوینت بی سیم خواهید بود. و چنانچه بخواهید از راه دور و از طریق اینترنت به دستگاه متصل شوید مستلزم برخورداری از سرویس اینترنت در محل نصب دستگاه خواهید بود.

جهت استفاده از خدمات پشتیبانی ترجیحا کامپیوتری که نرم افزار روی آن نصب شده، به اینترنت متصل باشد که کارشناسان واحد پشتیبانی بتوانند در صورت نیاز متصل شده و راهنمایی کنند.

علت اختلاف قیمت دستگاه حضور و غیاب ارائه شده در بازار چیست ؟

با توجه به تنوع دستگاه های موجود در بازار، این محصول با قیمت های متنوعی نیز ارائه می گردد که ارائه دهندگان آن نیز دلایل مختلفی را جهت این اختلاف قیمت ها اعلام می دارند. نکته ای که در اینجا بسیار حائز اهمیت است دقت به این امر است که آیا این توجیهات حقیقی بوده و یا دروغ های تبلیغاتی هستند.

اما مهم ترین دلیل این اختلاف قیمت، قیمت اصلی دستگاه ها در بازار جهانی می باشد. دلیل دوم نیز هزینه های هر شرکت برای خرید و واردات این دستگاه ها به کشور است. برخی از شرکت ها با توجه به دانش فنی و امکانات زیرساختی خود، قطعات دستگاه ها را وارد نموده و در کارگاه های خود اقدام به اسمبل نمودن این دستگاه ها می کنند که این خود منجر به کاهش قیمت تمام شده ی دستگاه ها می گردد.

همچنین در مورد اختلاف قیمت دستگاه های یکسان از تولید کننده یکسان، حاشیه سود در نظر گرفته شده توسط هر شرکت، درصد سهم عوامل فروش و نمایندگی ها، روش های واردات، امکانات سخت افزاری و پشتیبانی و … را می توان به عنوان عوامل اصلی ذکر نمود.

در این میان برخی شرکت ها با عنوان کردن مطالبی کذب در مورد نوع سنسورها، کشورهای سازنده، تکنولوژی های دروغین و … سعی در گمراه نمودن مشتریان دارند. در واقع دستگاه های حضور و غیاب  ارائه شده در ایران عموما محصولات شرکت های ZKTeco ، Virdi ، Suprema و یا FingerTec می باشند که مشخصات دقیق این دستگاه ها در وب سایت هر شرکت قابل دسترسی است. در این بین شرکتهایی هم هستند که با تکیه بر تولید یک نمونه محصول در سالهای گذشته و عدم توانایی محصولات با دانش فنی روز، اقدام به واردات و عرضه محصولات سایر کشورها نموده و خود را به عنوان تولید کننده این محصولات معرفی می کنند و در نتیجه خریدار با عنوان خرید محصول تولید داخل، هزینه ای بسیار بالاتر از قیمت واقعی دستگاه را پرداخت خواهد کرد.

با توجه به آنچه گفته شد، بررسی دقیق تر در مورد شرکتهایی که ادعای تولید این دستگاه ها را دارند الزامی می باشد.

دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره، اثرانگشتی، کارتی یا … ؟

در اولین جستجو برای خرید دستگاه حضور و غیاب، با این سوال مواجه خواهید شد که دستگاه حضور و غیاب اثرانگشتی بخرم یا تشخیص چهره ؟ دستگاه حضور و غیاب کارتی با توجه به قیمت آن گزینه ای خوبی است یا خیر ؟ شناسایی عنبیه یا کف دست، برای من کاربرد دارد ؟

این گونه سوالات برای کسانی که برای اولین بار اقدام به خرید دستگاه حضور و غیاب کرده اند اجتناب ناپذیر است. متاسفانه برخی شرکتها هم با توجه به کالایی که امکان عرضه دارند اقدام به راهنمایی خریداران نموده و بدون درنظر گرفتن نیاز مشتری، اقدام به تخریب سایر شرکتها و سایر محصولات در این زمینه میکنند. امروزه با توجه به اختلاف قیمت نسبت پایین دستگاه حضور و غیاب کارتی با دستگاههای حضور و غیاب مجهز به سایر روشهای شناسایی مانند چهره، اثرانگشت و … استفاده از این مدل دستگاهها توصیه نمی شود. از مهمترین دلایل میتوان به نیاز به خرید کارت، فراموشی همراه داشتن کارت توسط پرسنل، امکان سوء استفاده و جابجایی کارت بین پرسنل اشاره نمود.

دستگاه حضور و غیاب اثرانگشتی

محبوبترین دستگاه حضور و غیاب که به نحوی عملکرد بهتری نسبت به سایر دستگاهها دارد، دستگاه حضور و غیاب اثرانگشتی می باشد. امکان تعریف چند اثرانگشت برای هر پرسنل، اطمینان از عدم ثبت تردد توسط یک فرد به جای فرد دیگر، سرعت قابل قبول در شناسایی فرد ، از مهمترین دلالیل محبوبیت این دستگاهها می باشد. سرعت شناسایی اثراگشت در دستگاههای جدید، حتی از سرعت شناسایی کارت هم بالاتر است و نگرانی شرکتها و سازمانهای بزرگ با چند هزار پرسنل ، در مورد طولانی شدن زمان ثبت تردد پرسنل ، کاملا برطرف شده است.

دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره

یکی از جدیدترین روشهای شناسایی افراد در دستگاه های حضور و غیاب و اکسس کنترل، شناسایی از طریق تشخیص چهره فرد میباشد. این روش شناسایی، چند سالی است که عمومیت پیدا کرده و دلایل قابل قبولی برای استفاده از آن وجود دارد. عدم تماس فیزیکی با دستگاه حضور وغیاب برای مکانهایی که رعایت اصول بهداشتی در اولویت قراردارد یا مکانهایی که پرسنل موظف به استفاده از پوشش های خاص مانند دستکش هستند از جمله این دلایل است. البته در زمان نگارش این مطلب، با توجه به همه گیر شدن ویروس کرونا، درخواست بسیار زیادی برای این مدل دستگاه حضور و غیاب بوجود آمده است که با حذف تماس فیزیکی با سنسور (در مورد دستگاههای حضور و غیاب اثرانگشتی) نگرانی افراد هنگام ثبت تردد کاملا مرتفع خواهد شد. ثبت چهره در این دستگاهها بسیار سریع انجام شده و سرعت شناسایی بسیار بالا و استفاده از IRLED جهت شناسایی در نور کم، تقریبا جایی برای اشکال باقی نخواهد گذاشت. البته برای مدیرانی که هنوز نگران مشکلات شناسایی روش چهره هستند و تمایل دارند، بتوانند از سنسورهای اثرانگشت استفاده کنند، دستگاههای هیبریدی مانند دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره KTA-630 با قابلیت شناسایی اثرانگشت و چهره، این نگرانی را نیز برطرف خواهد کرد.

دستگاه حضور و غیاب تشخیص کف دست، عنبیه، رگ و …

علاوه بر روشهای شناسایی ذکر شده، روشهای دیگری برای شناسایی افراد وجود دارد که از جمله مهمترین آنها شناسایی الگوهای کف دست (Palm Detection) ، رگ (Vein Detection) تشخیص عنبیه (Iris Recognition) می باشد. این دستگاهها از تکنولوژی بالای برخوردار هستند و متعاقبا قیمت بالاتری نسبت به سایر دستگاههای حضور و غیاب دارند. تامین امنیت بیشتر مهمترین هدف استفاده از این دستگاهها می باشد. معمولا دستگاههای مجهز به این تکنولوژیها برای کنترل تردد و کنترل دسترسی استفاده قرار می گیرند و استفاده از این دستگاه ها برای حضور وغیاب مقرون به صرفه نیست.

مهمترین معیار انتخاب، نرم افزار و خدمات پشتیبانی!

 با توجه به آنچه تا اینجا گفته شد و مشابه بودن نقش اصلی دستگاه های حضور و غیاب، انتخاب نرم افزاری مناسب و منطبق با نیازهای مجموعه و همچنین خدمات پشتیبانی شرکت ارائه دهنده، ارجحیت می یابد.

قابلیت های متنوع و کاربردی، سهولت در نصب و کاربری نرم افزار، وجود راهنمای دقیق و جامع از عملکرد نرم افزار، محیط کاربرپسند و به روز، ارائه انواع گزارشات کاربردی، امکان سفارشی سازی و … از عوامل بسیار مهم و تأثیرگذار در انتخاب یک سامانه حضور و غیاب کاربردی می باشند.

بهترین و قوی ترین دستگاه حضور و غیاب، با بهره مندی از به روز ترین تکنولوژی های شناسایی و عملکرد بسیار خود در ثبت تردد، بدون نرم افزار حضور و غیاب خوب، جز دردسر و مشکل برای مجموعه چیزی را به ارمغان نخواهد آورد. چرا که در پایان هر ماه تنها اطلاعاتی خام از ترددهای پرسنل را در اختیار خواهید داشت و بدون هیچ ملاک و معیار و اطلاعات جانبی می بایست گزارشی از عملکرد پرسنل ارائه دهید. این به معنی محاسبات دستی وقت گیر و پر اشتباه می باشد.

همچنین دقت نمایید چنانچه در زمان خرید، نسخه رایگان نرم افزاری برایتان ارائه می گردد، بررسی نمایید که تمامی امکانات مورد نیازتان را دارا باشد. چرا که معمولا نسخه های رایگان با محدودیت تعریف شیفت و یا حتی نوع شیفت های دو روزه و … مواجه هستند که این امر، کار را برای کاربر نرم افزار بسیار دشوار خواهد ساخت.

مورد دیگری که بسیار مهم می باشد چگونگی اراده خدمات پشتیبانی توسط فروشنده دستگاه حضور و غیاب است. با توجه به نوع کاربری سامانه های حضور و غیاب و حساسیت این امر، خدمات محدود، به ویژه محدود در تعداد تماس و یا ریموت، مشکلات عدیده ای را به همراه خواهند داشت.

محتوای آموزشی کامل و همچنین امکان ارائه جلسات آموزشی نیز از اهمیت بسیار بالایی برخوردارند. دقت نمایید که عدم ارائه راهنماهای آموزشی به معنی وابستگی دائمی شما به فروشنده و هزینه های آن خواهد بود.